Dalam dunia penyelenggaraan acara, peran dan tanggung jawab yang dimiliki oleh Event Planner dan Event Coordinator sering kali dapat menjadi bingung. Meskipun keduanya berfokus pada penyelenggaraan acara, mereka memiliki peran yang berbeda dalam mengatur dan mengelola suatu acara. Artikel ini akan membahas perbedaan antara Event Planner dan Event Coordinator untuk membantu Anda memahami peran masing-masing.
Event Planner: Menciptakan Konsep dan Perencanaan Awal
Event Planner adalah individu atau tim yang bertanggung jawab untuk menciptakan konsep acara dan merencanakan semua detail awal. Berikut beberapa peran dan tanggung jawab utama Event Planner:
Menciptakan Konsep Acara: Event Planner bekerja sama dengan klien untuk mengembangkan konsep dan tema acara. Mereka membantu mengidentifikasi visi klien dan menjadikannya kenyataan dengan ide-ide kreatif.
Penyelarasan Vendor: Event Planner mencari, memilih, dan berunding dengan vendor yang diperlukan untuk acara, seperti tempat, katering, dekorasi, fotografer, dan lainnya. Mereka memastikan bahwa vendor-vendor ini sesuai dengan tema dan anggaran acara.
Pembuatan Rencana Awal: Mereka membuat rencana acara awal yang mencakup jadwal, anggaran, daftar tugas, dan timeline. Ini adalah panduan yang akan digunakan oleh semua pihak yang terlibat dalam acara.
Rancangan Visual: Event Planner terlibat dalam merancang tampilan visual acara, termasuk dekorasi, bunga, dan elemen-elemen estetis lainnya yang akan menciptakan suasana yang diinginkan.
Koordinasi Umum: Meskipun mereka tidak melakukan pekerjaan logistik sehari-hari, Event Planner tetap mengawasi dan mengkoordinasikan semua aspek perencanaan acara untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
Event Coordinator: Menjalankan dan Mengawasi Acara
Event Coordinator, di sisi lain, adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan menjalankan acara pada hari pelaksanaan. Berikut beberapa peran dan tanggung jawab utama Event Coordinator:
Pelaksanaan Logistik: Event Coordinator mengelola semua aspek logistik pada hari acara. Mereka memastikan bahwa semua vendor tiba tepat waktu, mengatur tempat, dan menjalankan acara sesuai dengan jadwal.
Koordinasi Tim: Event Coordinator bekerja dengan tim yang terlibat dalam acara, termasuk staf event, vendor, dan relawan. Mereka memastikan semua orang tahu peran mereka dan menjalankan tugas dengan efisien.
Penanganan Masalah: Ketika masalah muncul selama acara, Event Coordinator adalah orang yang harus menanganinya. Mereka memiliki keterampilan manajemen krisis untuk mengatasi situasi yang tidak terduga.
Komunikasi dengan Klien: Meskipun Event Planner telah bekerja dengan klien dalam perencanaan awal, Event Coordinator menjadi kontak utama klien pada hari acara. Mereka memastikan bahwa semua keputusan terakhir dan perubahan terkoordinasi dengan baik.
Event Planner dan Event Coordinator memiliki peran yang berbeda dalam dunia penyelenggaraan acara. Event Planner berfokus pada perencanaan awal, konsep, dan perencanaan detail, sementara Event Coordinator bertanggung jawab untuk mengelola acara secara keseluruhan pada hari pelaksanaan. Keduanya adalah bagian penting dari tim penyelenggara acara yang sukses dan bekerja sama untuk memastikan bahwa visi klien terwujud dengan lancar dan tanpa hambatan.
Buat Anda yang sedang mencari Event Organizer untuk perencanaan acara Anda, kami ada rekomendasi EO. Simak artikel berikut:
Baca Juga: PT Tourezia Cakra Inspira Memandu Suksesnya Workshop Rekonsiliasi SUT Nasional dan Regional BPS RI
Konsultasikan perencanaan event Anda bersama Tourezia, Hubungi:
082119000042 (Melisa)
081929034000 (Arifah)
