Peran seorang perencana acara adalah memastikan setiap detail berjalan mulus, mulai dari tahap perencanaan hingga pelaksanaan. Mengingat banyaknya hal yang harus dipersiapkan, penting untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang bisa terjadi. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam perencanaan acara yang perlu diwaspadai dan dihindari.
Mengapa perencanaan acara penting?
Sebelum membahas berbagai masalah dan solusinya, mari pahami dulu mengapa perencanaan acara sangat penting. Tanpa persiapan yang matang, acara bisa berjalan jauh dari harapan. Tim yang terlibat mungkin kekurangan informasi penting, seperti pembagian peran, jadwal kegiatan, atau lokasi dan waktu yang tepat untuk para peserta. Jika hal ini terjadi, bukan tidak mungkin tamu akan pulang dengan kesan buruk dan enggan menghadiri acara berikutnya.
Perencanaan yang baik memungkinkan acara mencapai tujuan yang diinginkan, tetap sesuai anggaran, dan meninggalkan kesan positif bagi peserta. Kesalahan-kesalahan yang dibahas dalam blog ini hanyalah sebagian dari tantangan besar dalam merencanakan sebuah acara, yang sekaligus menegaskan betapa krusialnya perencanaan yang terstruktur. Lalu kita akan mengulas delapan kesalahan yang sering terjadi dalam perencanaan acara, alasan di balik terjadinya, serta langkah-langkah solusi untuk mengatasinya.
1/ Tidak mempertimbangkan kualitas pengalaman yang akan dirasakan peserta
Peserta adalah pusat dari setiap acara yang anda selenggarakan, sehingga saat membuat rencana, penting untuk memikirkan pengalaman mereka secara menyeluruh. Cobalah menempatkan diri anda pada posisi mereka dan membayangkan jalannya acara dari awal hingga akhir. Apakah lokasi mudah dijelajahi atau memerlukan penanda yang jelas? Apakah antrean berpotensi saling bersinggungan dan menimbulkan kemacetan? Detail kecil seperti ini bisa sangat memengaruhi kenyamanan.
Pahami juga tujuan mereka hadir banyak yang datang untuk bertemu orang dengan minat serupa dan berbagi wawasan. Oleh karena itu, pastikan jadwal menyertakan waktu khusus untuk berjejaring. Terlalu banyak sesi presentasi tanpa jeda dapat membuat peserta merasa lelah secara mental. Sediakan area breakout yang nyaman, serta beri jarak antar sesi untuk memberi kesempatan bertemu sponsor, mengunjungi stan, mencoba pameran, atau sekadar menikmati minuman bersama rekan.
2/ Kurangnya staff dalam pelaksanaan acara anda
Anda tidak bisa mengelola acara sendirian. Pastikan jumlah staf mencukupi, termasuk tim katering dan teknis, serta jelas membagi peran utama maupun cadangan. Koordinasikan dengan vendor dan pemangku kepentingan agar kebutuhan mereka terpenuhi, sehingga semua pihak tahu siapa yang dihubungi dan kapan.
3/ Tidak menyiapkan rencana pengelolaan acara yang menyeluruh
Memiliki banyak daftar tugas saja tidak cukup untuk menggambarkan keseluruhan proses acara dari awal hingga akhir. Dibutuhkan rencana induk atau linimasa yang jelas agar seluruh tim memiliki pandangan yang sama dan tahu apa yang harus dikerjakan.
Baca Juga : Rahasia Pilih Nama Event Organizer Terkenal yang Tepat!
Rencana manajemen acara yang lengkap memudahkan Anda memantau perkembangan, mengurangi risiko melewati tenggat waktu, dan menjaga tujuan acara tetap terarah. Selain itu, rencana ini menciptakan alur kerja yang lebih efisien karena setiap anggota tim mengetahui perannya dan siapa yang harus dihubungi di setiap tahap.
Bagian penting dari rencana ini adalah manajemen risiko, yang mencakup identifikasi dan pencegahan potensi masalah, baik dari sisi keselamatan maupun keuangan. Dengan analisis risiko yang matang, proses perencanaan menjadi lebih solid, dan pengalaman peserta akan lebih optimal.
4/ Tidak melakukan pengecekan atau memastikan kesepakatan dengan vendor
Dalam mengatur vendor acara, banyak hal yang berpotensi bermasalah, seperti kekurangan staf akibat keadaan darurat atau kurangnya komunikasi dari pihak vendor. Untuk menghindarinya, pastikan Anda mendapatkan konfirmasi tertulis minimal satu hingga dua hari sebelum acara yang memuat semua kesepakatan sebelumnya, termasuk:
- Waktu kedatangan – pastikan tidak bersamaan dengan banyak vendor lain agar setiap vendor mendapat perhatian penuh saat persiapan.
- Layanan atau barang yang mereka sediakan
- Detail penagihan – periksa kembali hingga tiga kali untuk memastikan keakuratan.
5/ Pengeluaran dana acara yang melebihi batas anggaran
Penganggaran menjadi salah satu tantangan utama dalam pengelolaan acara. Saat menyusun rencana acara, sering kali terjadi perubahan yang membuat pengawasan anggaran menjadi sulit, terutama jika komunikasi antar anggota tim tidak berjalan lancar.
Ketika memulai proses penganggaran, ada baiknya untuk meninjau kembali acara-acara sebelumnya yang pernah Anda atau perusahaan Anda kelola. Hal ini akan membantu Anda memahami ekspektasi klien sekaligus memperkirakan biaya yang dibutuhkan.
Komunikasi yang rutin dengan seluruh tim sangat penting untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu. Lakukan pertemuan secara berkala dan gunakan sistem pemantauan pengeluaran yang efektif. Jika ada kebutuhan untuk melakukan perubahan, seperti mengganti vendor atau perangkat lunak, hindari keputusan yang terburu-buru. Selalu evaluasi pengeluaran yang sudah berjalan dan pastikan perubahan tersebut tidak membuat anggaran anda membengkak.
6/ Tidak menyediakan waktu yang memadai untuk persiapan
Kesan pertama yang buruk bisa muncul ketika peserta datang dan melihat anda masih dalam proses persiapan. Oleh karena itu, penting untuk tiba di lokasi acara lebih awal agar memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan segala sesuatunya. Peserta tentu tidak ingin menyaksikan kericuhan atau kepanikan di saat-saat terakhir sebelum acara dimulai.
Sebaiknya, anda menghubungi penyelenggara acara untuk memastikan apakah ada agenda sebelum atau sesudah acara anda, sehingga anda bisa mengetahui dengan pasti berapa lama waktu yang tersedia untuk persiapan dan pembongkaran. Informasikan hal ini kepada seluruh tim, termasuk vendor dan pembicara, terutama bagi mereka yang harus datang paling awal atau paling akhir. Selain itu, melakukan simulasi persiapan sebelum hari H juga sangat dianjurkan agar anda bisa memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pengaturan acara.
7/ Tidak siap menangani jumlah peserta yang melebihi perkiraan
Situasi ini mungkin terasa tidak mungkin, tetapi bisa terjadi jika tidak ada batasan tiket atau penjualan tiket masih berlangsung saat acara. Hal ini bisa menyebabkan jumlah peserta melebihi kapasitas dan menimbulkan kerumunan.
Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk mengantisipasi:
- Ketahui kapasitas maksimal tempat dan perhitungkan ruang yang terpakai oleh stan atau kios agar kapasitas efektif tidak berkurang. Gunakan kalkulator kapasitas untuk membantu.
- Pantau penjualan tiket, serta aktivitas di media sosial dan forum terkait acara, misalnya dengan Google Alerts.
- Disarankan menggunakan sistem tiket, meski acara gratis, agar tidak perlu menolak peserta. Jika acara terlalu ramai, pertimbangkan mengatur jadwal ulang atau cari lokasi alternatif.
- Gunakan platform seperti MeetUp untuk memantau jumlah minat peserta tanpa perlu cetak tiket fisik.
- Jika terpaksa menolak tamu, berikan kompensasi seperti diskon atau hadiah di acara berikutnya
8/ Mencoba melakukan segala sesuatunya sendiri
Sebagai perencana acara, Anda mungkin merasa seluruh tanggung jawab ada pada diri sendiri. Kami sudah membahas betapa menegangkannya pekerjaan ini, jadi penting untuk membuat proses perencanaan menjadi lebih mudah.
Pastikan Anda memiliki cukup tim untuk membantu menyelesaikan tugas, berbagi ide, dan mendukung saat ada kendala, terutama jika ada hal tak terduga selama acara. Jika anggaran menjadi kendala, coba rekrut sukarelawan atau manfaatkan teknologi AI sebagai bantuan. Apapun yang Anda lakukan, optimalkan potensi tim dengan mendelegasikan tugas sesuai kemampuan masing-masing agar Anda bisa fokus pada hal-hal yang lebih krusial. Jika beban kerja terlalu berat, pertimbangkan menambah asisten agar persiapan acara berjalan lancar dan tepat waktu.
Yang tak kalah penting, jangan lupa untuk menyediakan waktu untuk diri sendiri selama proses ini. Mengambil jeda saat merasa lelah sangat penting supaya Anda tetap produktif dan menjaga semangat dalam merencanakan acara. Ingat, tim Anda akan mendukung keputusan tersebut.
