RAB (Rancangan Anggaran Biaya) event adalah dokumen perhitungan biaya yang disusun untuk mengetahui kebutuhan anggaran dalam sebuah acara. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan keuangan, alat kontrol, dan dasar pengambilan keputusan, baik untuk EO, perusahaan, maupun klien.

Dengan RAB, penyelenggara dapat:

• Menentukan total dana yang dibutuhkan
• Mengendalikan pengeluaran agar tidak bocor
• Mengevaluasi efisiensi setelah acara selesai
• Memberi gambaran jelas ke klien atau manajemen tentang biaya event

Singkatnya: RAB adalah fondasi finansial setiap acara. Tanpa RAB yang rapi, risiko overbudget sangat besar.

2. Struktur Utama dalam RAB Event

Sebuah RAB event yang profesional biasanya memiliki beberapa komponen penting:

a. Biaya Venue / Lokasi

• Sewa gedung
• Deposit / DP
• Overtime tempat
• Waiting charge (jika ada)

b. Biaya Konsumsi / Catering

• Coffee break
• Lunch / dinner
• Hidangan VIP
• Service charge & tax

c. Biaya Peralatan (Equipment)

• Sound system
• Lighting
• LED screen
• Backdrop & dekorasi
• Meja, kursi, dan perlengkapan teknis

d. Biaya Dokumentasi

• Foto profesional
• Videografi
• Drone
• Live streaming

e. Biaya Talent

• MC
• Band / performer
• DJ
• Pengisi acara lainnya

f. Biaya Operasional EO

• Transportasi tim
• Akomodasi
• Konsumsi crew
• Honor runner / crew lapangan

g. Biaya Tak Terduga (Contingency)

Biasanya 5–15% dari total anggaran.

Tujuannya: menjaga antisipasi jika terjadi perubahan mendadak.

3. Cara Menyusun RAB Event yang Profesional

Berikut langkah-langkah agar RAB terlihat rapi, akurat, dan mudah dipahami klien:

1. Tentukan Konsep dan Kebutuhan Event

Sebelum menghitung biaya, Anda harus tahu:

• Jenis acara (corporate, wedding, konser, launching, seminar)
• Jumlah peserta
• Durasi acara
• Lokasi yang direncanakan
• Kebutuhan teknis & dekorasi

Semakin jelas gambaran acaranya, semakin akurat RAB-nya.

2. Buat Daftar Semua Komponen Biaya

Tuliskan detail sekecil mungkin, misalnya:

• Mic (wired/wireless)
• Lampu ambience
• Standing banner
• Rundown printing

Pendataan kecil seperti ini membuat budget lebih terkontrol.

3. Riset Harga Pasar

Lakukan perbandingan harga dari 3–5 vendor berbeda.
Jangan terpaku pada harga murah—cek kualitas juga.

4. Tentukan Nilai Per Komponen

Misalnya:

• Harga sound system: Rp 7.000.000
• Konsumsi 200 pax: Rp 50.000 x 200 = Rp 10.000.000
• Dokumentasi: Rp 5.000.000

Buat tiap komponen dalam tabel agar mudah dibaca.

5. Hitung Total Anggaran

Jumlahkan semua biaya → tambahkan biaya tak terduga 10%.

Contoh:

• Total biaya awal: Rp 54.000.000
• Biaya tak terduga (10%): Rp 5.400.000
• Total final: Rp 59.400.000

6. Review dan Sesuaikan dengan Klien / Manajemen

Kadang klien ingin:

• Mengurangi biaya
• Mengubah vendor
• Memodifikasi dekor
• Menambah performer

Lakukan revisi hingga RAB final disetujui.

4. Tips Mencari Vendor Berkualitas dengan Harga Terjangkau

Ini bagian yang paling penting untuk menghemat anggaran tanpa mengorbankan kualitas.

1. Cari Vendor Melalui Rekomendasi

Vendor yang direkomendasikan EO lain biasanya lebih aman:

• Lebih transparan
• Jarang cancel
• Harga bisa dinego
• Terbiasa kerja profesional

2. Gunakan Vendor Lokal

Contoh: event di Jogja → ambil vendor Jogja.
Lebih murah karena:

• Tidak ada biaya transport luar kota
• Tidak ada biaya akomodasi

3. Bandingkan Paket Vendor

Kadang paket all-in jauh lebih hemat daripada sewa satuan.

Contoh:

• Paket dekor + lighting + backdrop lebih murah daripada sewa terpisah.

4. Pilih Vendor yang Fleksibel

Vendor yang mau:

• Menyesuaikan kebutuhan
• Menghapus item tidak penting
• Memberi bonus tambahan

…adalah vendor terbaik.

5. Jangan Tergiur Harga Terlalu Murah

Harga terlalu murah = risiko:

• Alat rusak
• Kualitas buruk
• Tidak on-time
• Cancel mendadak

Lebih baik sedikit mahal tapi aman.

BACA JUGA : 9 Rekomendasi Hotel di Bandung dengan Ballroom Terbaik

5. Teknik Negosiasi Vendor Agar Dapat Harga Terbaik

Berikut strategi yang sering dipakai EO profesional:

a. Tunjukkan Anda Paham Pasar

Vendor sulit menaikkan harga jika tahu Anda sudah riset:

“Vendor A menawarkan Rp 8 juta untuk paket serupa, bisa disesuaikan?”

b. Nego dengan Bahasa Kolaboratif

Hindari kata “MAHAL”, ganti dengan:

“Bisa dibantu untuk penyesuaian budget agar cocok dengan kebutuhan klien?”

c. Minta Bonus, Bukan Harga

Misalnya:

• Tambahan lampu ambience
• Upgrade mic wireless
• Free dokumentasi behind-the-scenes

Vendor lebih mudah memberi bonus daripada menurunkan harga.

d. Ambil Paket

Vendor lebih fleksibel jika Anda ambil banyak item sekaligus:

“Kalau saya ambil dekor + lighting + backdrop, bisa ada harga paket?”

e. Bayar DP Lebih Cepat

Vendor suka klien yang jelas pembayarannya.

“Jika harga bisa disesuaikan, saya bisa DP hari ini.”

f. Booking untuk Event Lain

Jika Anda sering pegang event:

“Saya ada 3 event lain bulan depan. Bisa buat harga partner?”

6. Contoh Struktur RAB Event (Sederhana dan Mudah Dipahami)

RAB EVENT – Seminar 200 Pax (Contoh)

Pusing mengatur vendor, timeline, dan anggaran yang terus berubah? Tourezia hadir sebagai solusi lengkap mulai dari penyusunan RAB yang rapi dan realistis hingga handle event dari awal hingga selesai, semua dalam satu layanan yang terkoordinasi.