Langkah langkah merancang acara, baik dalam skala kecil maupun besar, memerlukan perencanaan yang matang dan eksekusi yang profesional. Di sinilah peran Event Organizer (EO) sangat penting. Dengan menggandeng EO, Anda tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga meningkatkan kualitas acara secara menyeluruh.
Namun, agar kerja sama antara Anda dan EO berjalan efektif, ada beberapa langkah penting dalam merancang acara bersama Event Organizer yang perlu dipahami. Berikut panduan lengkapnya.
1. Tentukan Tujuan Acara Secara Jelas
Sebelum bertemu dengan EO, pastikan Anda sudah mengetahui tujuan utama dari acara tersebut. Apakah untuk peluncuran produk, gathering karyawan, seminar edukatif, atau forum instansi? Tujuan ini akan menjadi dasar EO dalam menyusun konsep dan alur acara.
2. Diskusikan Konsep dan Gaya Acara
Setelah tujuan dipahami, langkah selanjutnya adalah berdiskusi soal konsep. EO akan membantu mengembangkan tema, menentukan suasana (formal atau santai), menyusun rundown, hingga merancang dekorasi dan konten acara. Konsep yang matang akan membedakan acara Anda dari yang lain dan memberi pengalaman berkesan bagi peserta.
3. Susun Anggaran dengan Realistis
EO yang baik akan menyesuaikan rencana acara dengan anggaran yang Anda miliki. Mereka akan memberi opsi vendor, lokasi, dan fasilitas yang sesuai dengan budget tanpa mengurangi kualitas. Pastikan Anda dan EO terbuka soal batasan anggaran agar tidak ada kendala saat proses berjalan.
4. Rancang Teknis dan Logistik Sejak Awal
EO akan mengatur semua hal teknis, seperti pemesanan venue, pengaturan audio-visual, konsumsi, transportasi, hingga dokumentasi. Semakin cepat hal ini disiapkan, semakin kecil kemungkinan terjadi kendala mendadak.
5. Lakukan Koordinasi Rutin
Komunikasi yang lancar adalah kunci keberhasilan acara. Jadwalkan meeting rutin bersama EO untuk mengecek progres, menyepakati keputusan, dan memastikan semuanya berjalan sesuai timeline. EO yang andal biasanya menyediakan PIC (person in charge) khusus untuk memastikan koordinasi selalu terjaga.
6. Eksekusi Acara dengan Pendampingan Profesional
Pada hari H, EO akan menjadi pusat kendali semua aspek acara. Anda tidak perlu repot memikirkan teknis di lapangan karena semuanya ditangani tim yang sudah berpengalaman.
7. Evaluasi Pasca Acara
Setelah acara selesai, EO akan memberikan laporan kegiatan, dokumentasi, dan evaluasi menyeluruh. Ini penting untuk perbaikan acara berikutnya, khususnya bagi perusahaan atau instansi yang rutin mengadakan event.
Percayakan Acara Anda pada Tourezia
Sebagai Event Organizer profesional, Tourezia Cakra Inspira siap membantu Anda merancang dan menyukseskan berbagai jenis acara—baik untuk korporasi, BUMN, instansi pemerintah, maupun komunitas.
🎯 Perencanaan acara dari awal hingga selesai
🛠️ Penanganan teknis dan logistik menyeluruh
📍 Rekomendasi venue dan vendor terpercaya
📸 Dokumentasi profesional
📊 Laporan pasca acara dan evaluasi
Tak perlu bingung mulai dari mana. Tourezia hadir untuk memudahkan Anda menciptakan acara yang rapi, bermakna, dan tak terlupakan.
