Strategi Efektif Mendapatkan Sponsor untuk Acara Anda

Mendapatkan sponsor untuk sebuah acara memang bukan hal yang mudah. Namun, dengan strategi yang tepat, peluang untuk memperoleh dukungan akan jauh lebih besar. Artikel ini memberikan gambaran lengkap mengenai cara mendapatkan sponsor, mulai dari pengertian sponsorship, jenis-jenisnya, hingga teknik yang paling efektif digunakan oleh penyelenggara acara.

Apa Itu Sponsorship?

Sponsorship adalah bentuk dukungan dari perusahaan kepada penyelenggara acara atau organisasi tertentu sebagai pertukaran dari publikasi dan promosi produk. Di dunia pemasaran, sponsorship menjadi salah satu strategi branding yang dilakukan melalui kerja sama antara pengiklan dan pelaksana acara.

Jenis-Jenis Sponsor dalam Event

1. Sponsor Utama

Sponsor utama memberikan kontribusi terbesar, biasanya lebih dari 50% total anggaran acara. Sebagai imbalannya, mereka mendapatkan eksposur paling menonjol seperti logo besar, penyebutan nama brand, hingga booth khusus di lokasi acara.

2. Sponsor Umum

Sponsor umum berkontribusi sekitar ≤50% dari anggaran. Mereka tetap mendapat promosi signifikan, namun porsinya tidak sebesar sponsor utama.

3. Sponsor Resmi

Memberikan dukungan berupa produk sesuai bidang usaha, seperti hadiah, paket merchandise, akses layanan digital, atau doorprize.

4. Sponsor Teknis

Dukungan diberikan dalam bentuk jasa atau fasilitas, misalnya katering, transportasi, peralatan teknis, atau venue dengan biaya lebih murah.

5. Sponsor Partisipasi

Sponsor skala kecil yang biasanya memberikan dukungan sekitar 10% anggaran dalam bentuk dana maupun barang.

Contoh Perusahaan yang Sering Menjadi Sponsor Acara

Agar lebih realistis, berikut daftar brand yang memang sering memberikan sponsorship dari skala kecil hingga besar:

🔹 Skala Kecil & UMKM (mudah memberi sponsor)

Kopi Kenangan
Janji Jiwa
Es Teh Indonesia
Mie Gacoan (produk untuk kupon/doorprize)
Mixue (sering support event mahasiswa)
Fore Coffee
Klinik kecantikan lokal
Clothing brand lokal kecil (minimal 100–500 ribu sponsorship)

UMKM mudah memberi sponsor terutama untuk exposure lokal, brand awareness, dan event komunitas/mahasiswa.

Perusahaan ini biasanya meminta proposal rapi & target audience jelas.

🔹 Skala Besar / Nasional (lebih selektif namun value besar)

Bank BRI, BCA, BNI, Mandiri
Pertamina
Garuda Indonesia
Aqua / Danone
Nestlé
Unilever
Samsung Indonesia
Telkom Indonesia
XL / Indosat

Perlu proposal kuat + data audience + rencana eksposur yang sangat jelas.

10 Cara Ampuh Mendapatkan Sponsor untuk Acara

Berikut strategi yang sudah dimodifikasi agar lebih relevan dengan praktik penyelenggara event profesional:

1. Pilih Sponsor yang Selaras dengan Target Audience

Pastikan profil peserta sesuai dengan produk sponsor. Ini meningkatkan peluang proposal diterima.

Contoh:

Event musik → minuman, fashion, e-wallet, kecantikan, F&B
Seminar pendidikan → bank, provider internet, laptop

2. Susun Daftar Calon Sponsor yang Potensial

Catat:

Perusahaan yang pernah sponsor event mirip
Brand yang sedang gencar kampanye
Perusahaan dekat lokasi acara
UMKM lokal (peluang tinggi)

3. Tentukan Jenis Sponsorship yang Dibutuhkan

Misalnya:

Dana utama
Doorprize
Konsumsi
Media partner
Peralatan

Semakin spesifik, semakin mudah perusahaan menilai manfaatnya.

4. Buat Penawaran Sponsorship yang Menarik & Bernilai

Tidak hanya logo di banner. Tambahkan penawaran unik seperti:

Konten TikTok “#brandchallenge”
Booth interaktif
Soft campaign panitia sebelum hari H
Product placement dalam skenario acara
Branding area khusus

Brand cenderung menyukai paket promosi modern dan terukur, bukan sekadar banner.

5. Buat Proposal Profesional, Rapi, dan Jelas

Gunakan struktur:

Profil acara
Target audience (data penting!)
Rincian benefit sponsor
Media publikasi
Statistik sosial media
Paket sponsorship (tiering)

Gunakan desain visual profesional, tidak terlalu panjang.

6. Kirimkan Proposal 3–6 Bulan Sebelum Acara

Perusahaan besar memiliki siklus anggaran.
Perhatikan juga:

Bulan cut-off budget
Campaign period sponsor
Event marketing calendar

7. Tulis Email Penawaran yang Personal & Tidak Umum

Jangan kirim template massal.

Cantumkan:

Perkenalan singkat
Alasan memilih brand tersebut
Relevansi brand dengan peserta
Ajakan untuk eksplorasi kerja sama

Email personal meningkatkan peluang dibaca.

8. Presentasikan Proposal dengan Percaya Diri

Jika mendapat kesempatan presentasi:

Bawa data
Tampilkan simulasi manfaat sponsor
Gunakan bahasa profesional
Pakaian formal
Antusias & komunikatif

Brand ingin melihat tim yang kredibel.

9. Selalu Follow Up Secara Terjadwal

Gunakan interval follow-up:

H+3 setelah email
H+7 untuk reminder
H+14 untuk update proposal
H-30 untuk final check

Tetap sopan dan tidak memaksa.

10. Jangan Berhenti di Satu Brand

Sponsor sering memilih mendekati hari H.
Bangun pipeline 10–30 calon sponsor agar peluang semakin besar.

Strategi Tambahan yang Lebih Ampuh (Hasil Riset Praktik EO)

✔ Gunakan data & statistik untuk meyakinkan mereka

Brand suka angka seperti:

jumlah peserta
rentang usia
gender
engagement social media

Semakin detail, semakin tinggi peluangnya.

✔ Tawarkan barter eksposur konten

Brand sekarang suka:

TikTok reels
Instagram video
live report
hashtag campaign

Bagi mereka, konten = value besar.

✔ Bangun koneksi personal dengan PIC

Di balik keputusan sponsor selalu ada manusia.
Bangun hubungan yang baik melalui:

LinkedIn
acara networking
rekomendasi teman

✔ Tawarkan laporan akhir (post-event report)

Brand akan lebih percaya memberi sponsor di kemudian hari.

Kesimpulan

Mendapatkan sponsor membutuhkan strategi yang tepat, persiapan matang, dan komunikasi profesional. Mulai dari memahami jenis sponsorship, memilih calon sponsor yang relevan, hingga membuat proposal dan penawaran menarik—setiap langkah berperan besar dalam menentukan keberhasilan acara Anda.

Dengan mempraktikkan metode ini, peluang Anda untuk memperoleh sponsor, baik dari UMKM hingga perusahaan nasional, akan semakin besar.

Mencari sponsor, mengatur anggaran, hingga memastikan acara berjalan sempurna sering kali menjadi tantangan besar bagi penyelenggara event. Di saat setiap detail membutuhkan strategi yang tepat, kehadiran partner yang berpengalaman menjadi kunci keberhasilan.

Tourezia hadir sebagai solusi lengkap—mulai dari perencanaan konsep, penyusunan RAB, hingga dukungan dalam mendapatkan sponsor yang sesuai dengan kebutuhan acara Anda. Dengan pendekatan strategis, jaringan luas, serta pemahaman mendalam tentang dunia event, Tourezia membantu Anda menciptakan acara yang terstruktur, efisien, dan memiliki nilai lebih di mata calon sponsor.

Bersama Tourezia, setiap event bukan hanya terlaksana, tetapi juga tampil profesional, terukur, dan memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan dukungan yang Anda butuhkan.