Mengadakan konferensi yang sukses memerlukan perencanaan yang matang, terutama dalam memilih venue yang tepat. Sebagai perusahaan event organizer B2B, Tourezia memahami bahwa pemilihan venue dapat mempengaruhi keseluruhan pengalaman peserta dan keberhasilan acara Anda. Berikut adalah panduan untuk membantu Anda memilih venue konferensi yang ideal untuk tahun 2024.
1. Perhatikan Budget
Mengelola anggaran adalah langkah pertama yang krusial dalam perencanaan acara. Pelajari biaya sewa venue konferensi secara mendetail, karena ini merupakan komponen biaya yang signifikan. Pertimbangkan untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah dengan menawarkan kontrak multi-tahun atau memilih tanggal yang lebih fleksibel untuk mendapatkan tarif diskon. Jangan ragu untuk bernegosiasi demi mendapatkan penawaran terbaik.
2. Pilih Lokasi yang Strategis
Lokasi yang strategis dapat meningkatkan jumlah peserta yang hadir. Pastikan venue mudah diakses melalui transportasi umum, dekat dengan bandara, dan memiliki hotel di sekitarnya. Fasilitas parkir yang memadai atau layanan valet juga penting bagi peserta yang membawa kendaraan. Selain itu, pilihlah lokasi yang dekat dengan restoran dan atraksi lain untuk menambah nilai networking sebelum dan sesudah acara.
3. Sesuaikan dengan Kapasitas Peserta
Pastikan venue memiliki kapasitas yang sesuai untuk jumlah peserta yang Anda harapkan. Peserta harus nyaman selama sesi berlangsung dan memiliki ruang yang cukup untuk bersantai saat istirahat. Hindari venue dengan seating theater-style jika peserta perlu mencatat atau menggunakan laptop. Sebaliknya, ruang yang terlalu besar akan membuat acara terlihat sepi.
Baca Juga: Memilih Ukuran Ballroom Hotel yang Tepat untuk Suksesnya Acara Anda
4. Periksa Fitur dan Fasilitas
Pilih venue yang menyediakan semua fasilitas yang Anda butuhkan, seperti peralatan A/V, mikrofon, dapur, dan aksesibilitas bagi penyandang disabilitas. Perhatikan kapasitas pengaturan, tata letak tempat duduk, dan area sponsor. Pastikan Anda bisa memanfaatkan ruang break-out dan ruang pameran, atau menyewa katering pilihan Anda. Jika venue menyediakan katering di tempat, tanyakan apakah mereka dapat menyesuaikan menu untuk alergi makanan atau diet khusus.
5. Pastikan Dukungan Staf yang Memadai
Pada hari konferensi, Anda akan membutuhkan banyak dukungan, termasuk concierge, staf pelayanan, dan keamanan. Pastikan ada koordinator venue yang didedikasikan untuk membantu mengatasi masalah yang muncul. Periksa juga ketersediaan dukungan teknis untuk memastikan presentasi berjalan lancar dan peserta tidak kesulitan mengakses Wi-Fi.
6. Pertimbangkan Branding
Perhatikan stakeholder dan sponsor dengan memilih venue yang selaras dengan citra yang ingin Anda tampilkan. Tanyakan kepada manajer venue apakah ada acara lain yang bisa berbenturan dengan konferensi atau pesan brand Anda. Pastikan juga ada peluang untuk branding, seperti penempatan signage di elevator atau iklan di layar plasma in-house. Branding yang efektif sangat penting untuk keberhasilan acara Anda.
7. Fasilitas Akomodasi
Jika acara Anda berlangsung sepanjang hari atau beberapa hari, sebaiknya pilih venue dengan akomodasi di tempat. Hal ini memungkinkan peserta untuk bersantai tanpa harus melakukan perjalanan tambahan di akhir hari.
8. Tata Letak Venue yang Fleksibel
Untuk konferensi besar atau multi-hari, Anda memerlukan berbagai jenis ruang. Tata letak untuk pertemuan, istirahat kopi, dan pameran dapat mempengaruhi kesuksesan acara Anda. Pastikan Anda memiliki gambaran jumlah panel dan jadwal dasar sebelum memilih venue. Beberapa venue menawarkan pengaturan fleksibel yang dapat mengubah satu ruang besar menjadi dua atau tiga ruang lebih kecil sesuai kebutuhan, memudahkan perencanaan Anda.
9. Pertimbangkan Opsi Teknologi Tinggi
Pastikan venue memiliki konektivitas Wi-Fi yang memadai dan kemampuan teknologi tinggi lainnya. Banyak acara kini menggabungkan komponen hibrida modern untuk mengakomodasi peserta yang hadir secara langsung maupun virtual. Pertimbangkan kemampuan video conferencing dan recording jika ini termasuk dalam rencana Anda. Peralatan AV dan pencahayaan yang tepat juga harus diperhatikan.
Dengan panduan ini, Tourezia berharap Anda dapat memilih venue yang tepat untuk konferensi Anda di tahun 2024, memastikan setiap detail diperhatikan demi kesuksesan acara bisnis Anda.
Free Konsultasi, hubungi