Apa Itu Rundown Acara?

Secara sederhana, sebuah rundown acara adalah susunan terstruktur dari suatu acara yang diatur secara sistematis dan dibatasi oleh durasi tertentu. Perencanaan yang matang melalui diskusi diperlukan untuk menciptakan urutan acara yang efektif.

Dalam artikel ini, kita akan mendalami konsep rundown acara, tujuan, metode pembuatan, dan memberikan contohnya. Untuk memahami topik ini lebih lanjut, mari kita telaah pembahasannya di bawah ini!

Definisi Rundown Acara
Rundown adalah penyusunan acara dengan struktur atau sistem tertentu, mencakup kegiatan yang diatur dalam batas waktu tertentu. Biasanya digunakan untuk acara berskala besar, seperti konser musik atau pernikahan, yang melibatkan banyak peserta. Penyusunan rundown ini menjadi tanggung jawab panitia penyelenggara atau event organizer.

Di berbagai konteks, berbagai pihak dapat bertanggung jawab menyusun rundown. Pada level pemerintahan, protokoler merancangnya; di sektor swasta, tugas ini bisa dilakukan oleh sekretaris atau divisi public relation; sementara di organisasi sosial atau mahasiswa, panitia pelaksana di bagian seksi acara yang bertanggung jawab.

Tujuan & Manfaat Rundown Acara
Rundown acara bertujuan untuk memastikan pelaksanaan acara berjalan sistematis dan sesuai waktu. Ini juga berfungsi sebagai panduan bagi pembicara atau pengisi acara agar mereka mematuhi durasi yang telah ditetapkan.

Selain itu, beberapa manfaat rundown acara termasuk:

  1. Koordinasi: Memastikan semua pihak terlibat memahami jalan acara.
  2. Pencegahan Kesalahan: Peserta yang memiliki rundown akan tahu kapan harus hadir dan menghindari keluar saat acara utama berlangsung.
  3. Pengelolaan Waktu: Memberikan gambaran waktu yang dihabiskan untuk setiap kegiatan.

Cara Membuat Rundown Acara
Panitia pelaksana memiliki peran kunci dalam menyusun rundown. Sebelum memulai, pemahaman yang mendalam tentang tema, tujuan, dan alokasi waktu acara diperlukan.

  1. Koordinasi Internal: Panitia acara harus berkomunikasi dengan bagian lain, seperti logistik, untuk membahas kebutuhan selama acara.
  2. Penyusunan Rangkaian Kegiatan: Tentukan kegiatan dari awal hingga akhir acara dan tetapkan durasi untuk masing-masing.
  3. Penyebutan Penanggung Jawab: Sertakan informasi tentang siapa yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan.
  4. Pemberitahuan Kepada Panitia Pelaksana: Informasikan semua anggota panitia tentang rundown, menerima masukan, dan melakukan revisi jika diperlukan.

Langkah-langkah ini bertujuan untuk memastikan koordinasi yang baik antara panitia pelaksana, yang merupakan kunci keberhasilan pelaksanaan acara sesuai rencana.

Baca Juga: Tips Liburan Asyik Tanpa Drama

Konsultasikan perencanaan Tour Anda bersama Tourezia, Hubungi:

082119000042 (Lucky)

081929034000 (Arifah)

Share: